Kat Malikleri ve Kiracılar İçin KVKK Aydınlatma Metni

1. Kişisel verilerinizden kim sorumlu?

Yönetici	Burak Kılınçarslan – Bolu Yönetim Apartman ve Site Yönetimi (şahıs işletmesi). Kat malikleri kurulunca atanmıştır (634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m. 34).
Yöneticinin adresi	Tabaklar Mah. Ferit Talay Cad. İkiz Ünal Apt. No: 34/B Merkez/Bolu
E-posta / Telefon	info@boluyonetim.com.tr · Telefon 0374 222 00 02 · WhatsApp 0501 374 33 74

Bu metin, Burak Kılınçarslan – Bolu Yönetim Apartman ve Site Yönetimi'nin (şahıs işletmesi; adres, e-posta, telefon: yukarıdaki tablo) yönettiği bütün bina ve siteler için geçerlidir. Bolu Yönetim, binanızın kat malikleri kurulunca atanmış yöneticidir. Binanızın aidat hesapları, karar defteri ve genel kurul belgeleri binanızın kat malikleri kuruluna aittir. Bu kayıtlar bakımından veri sorumlusu binanızın kat malikleri kuruludur; Bolu Yönetim bu kayıtları kurul adına tutar. Aidat takip sistemi ve mobil uygulama, WhatsApp hattı ve e-posta gibi kendi seçtiğimiz araçlar ile kendi yasal yükümlülüklerimiz bakımından veri sorumlusu Bolu Yönetim'dir. Bütün başvurularınızı bize yapabilirsiniz. Gerekirse kat malikleri kuruluna biz iletiriz.

2. Kısaca

• Borçlu listesi panoya, asansöre, girişe asılmaz. Bina WhatsApp gruplarında borç bilgisi ve borçlu listesi paylaşılmaz.
• Uygulamada yalnızca kendi borç ve ödeme bilginizi görürsünüz. Başkasının borcunu göremezsiniz.
• Verilerinizi satmayız. Reklam ve kampanya mesajı göndermek için kullanmayız.
• Bina yönetimi için sizden açık rıza istemeyiz. Verilerinizi kanunun saydığı işleme şartlarına dayanarak işleriz.
• T.C. kimlik numaranızı ve sağlık bilginizi istemeyiz. T.C. kimlik numarası yalnızca yasal takip gerekirse kullanılır (bkz. 3).

3. Hangi verilerinizi, hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işliyoruz?

Hukuki sebepler KVKK m. 5/2'deki bentlerle gösterilmiştir: (a) kanunlarda açıkça öngörülmesi, (ç) hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, (e) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, (f) temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat.

Veri grubu	Amaç	Hukuki sebep
Kimlik ve iletişim: ad soyad, telefon, e-posta, blok ve daire numarası, malik, kiracı veya oturma hakkı sahibi olduğunuz bilgisi; kiracı oturuyorsa ev sahibinin iletişim bilgisi	Sizi tanımak ve size ulaşmak, duyuru ve bildirim göndermek, aidat hesabını doğru kişi adına açmak	m. 5/2-a ve ç (KMK m. 20, 22, 29, 35, 37); m. 5/2-f
Aidat, avans ve ödeme bilgileri: bağımsız bölüme düşen pay, ödemeler, borç ve gecikme durumu, gecikme tazminatı, banka hesap hareketlerinde görünen ad, tutar, tarih ve açıklama	Ortak giderlerin ve avansların toplanması, ödemelerin doğru hesaba işlenmesi, kat malikleri kuruluna hesap verilmesi	m. 5/2-a ve ç (KMK m. 20, 22, 35, 37, 39); m. 5/2-e
Genel kurul kayıtları: hazirun cetveli, vekâletname, imza, oy ve karar defteri kayıtları, çağrı ve tebliğ kayıtları	Toplantıya çağrı, katılımın ve oyların tespiti, kararların deftere yazılması ve saklanması	m. 5/2-a ve ç (KMK m. 29, 31, 32, 36); m. 5/2-e
Yasal takip bilgileri: borç dökümü, tebligat adresi, yasal takip gerekirse T.C. kimlik numarası, icra ve dava dosya bilgileri	Ödenmeyen ortak gider ve avansın tahsili. Takip, bina adına yetkilendirilen avukat aracılığıyla yürütülür.	m. 5/2-a (KMK m. 20, 35/i; İİK m. 58); m. 5/2-e
Talep, arıza ve şikâyet kayıtları: talebin konusu, blok ve daire, iletişim bilgisi, fotoğraf (gönderirseniz), tarih ve sonuç	Arıza ve bakım işlerinin yürütülmesi, şikâyetlerin çözülmesi, yapılan işin kaydı	m. 5/2-ç (KMK m. 35/b, h); m. 5/2-f
Uygulama ve aidat takip sistemi (mobil uygulama ve sitemizdeki "Müşteri Girişi (Yönetimcell)" bağlantısı): kullanıcı adı, telefon veya e-posta, giriş kayıtları, sistemde görüntülediğiniz hesap bilgileri	Kendi hesabınızı, apartmanın aylık raporlarını ve kasa durumunu görmeniz; sistemin güvenliği	m. 5/2-ç (KMK m. 39); m. 5/2-f
Yazışmalar (WhatsApp, telefon, e-posta): mesaj içeriği, telefon numarası, tarih ve saat	Talep ve sorularınıza 7/24 cevap vermek, acil durumlarda size ulaşmak	m. 5/2-f
Bina WhatsApp grupları: grupta görünen ad, telefon numarası, profil bilgileri, gruba yazılan mesajlar, tarih ve saat	Binayla ilgili duyuruların yapılması, talep ve arızaların iletilmesi ve takibi	m. 5/2-f

Toplama yöntemi: Verilerinizi size verdiğimiz formlardan, genel kurul belgelerinden, kendi gönderdiğiniz mesaj ve e-postalardan, uygulama ve aidat takip sistemi üzerinden (otomatik yollarla) ve bankadan gelen hesap hareketlerinden alırız. Kiracı ve oturma hakkı sahiplerinin iletişim bilgilerini, kendilerinden ya da ev sahibinden alabiliriz. Yöneticilik devredildiğinde önceki yönetimden de alırız. Yasal takip gerektiğinde icra dairesi ve tapu müdürlüğü gibi resmî kayıtlardan alırız. Kâğıt kayıtlar (karar defteri, hazirun cetveli, vekâletname) düzenli bir dosyalama sisteminin parçası olarak tutulur.

Ev sahibinden aldığımız kiracı bilgileri için kiracıyı ilk iletişimde bu metinle ayrıca bilgilendiririz.

Bize sağlık bilgisi ya da başka özel nitelikli kişisel veri göndermeyin. Bir ihtiyacınızı (ör. erişilebilirlik) bildirmek isterseniz yalnızca o iş için kullanır ve bunun için sizden ayrıca yazılı açık rıza isteriz.

Bina WhatsApp grupları ve şirket hatlarımız

Binanızın bir WhatsApp grubu vardır. Gruba katılmak isteğe bağlıdır. Grupta olmasanız da duyurular ilan panosu, mobil uygulama veya e-posta ile size ulaşır; dilediğiniz zaman gruptan ayrılabilir ya da çıkarılmanızı isteyebilirsiniz.

• Bolu Yönetim ekibi gruplarda ve özel yazışmalarda yalnızca şirket hatlarından yazışır: sabit hat 0374 222 00 02, WhatsApp 0501 374 33 74, ofis danışmanı 0544 820 51 17, müşteri temsilcisi 0533 292 00 14. Bu numaraların hepsi bina gruplarında kayıtlıdır.
• Grupta adınız (veya WhatsApp'ta kullandığınız ad), telefon numaranız ve profil bilgileriniz grubun diğer üyelerince görülebilir. Bu, WhatsApp'ın çalışma biçiminden kaynaklanır.
• KVK Kurulunun 2026/348 sayılı İlke Kararı doğrultusunda gruplarda borç bilgisi ve borçlu listesi paylaşılmaz; daire numarası ile borç tutarı da yazılmaz. Borcunuzla ilgili bilgi size özelden veya uygulamadaki kendi hesabınızdan verilir.
• Gruba başkalarının kişisel verilerini (ör. bir komşunun fotoğrafı, şikâyet edilen kişinin adı, kimlik veya borç bilgisi) yazmamanızı rica ederiz.
• WhatsApp, Meta Platforms'un altyapısını kullanan bir hizmettir. Gruplara ve şirket hatlarımıza yazılan mesajlar bu altyapıda, yurt dışında işlenir (bkz. 5).

4. Borç bilginiz nasıl paylaşılır?

• Aylık gelir-gider raporu ve kasa durumu her ay kat maliklerine iletilir ve uygulamada yayımlanır.
• Uygulamada erişim kısıtlıdır: Aidat takip sistemi borcu bağımsız bölüm bazında tutar, ancak her kullanıcı yalnızca kendi bağımsız bölümünün borç ve ödeme bilgisini görür. Başka bir dairenin borcu size, sizin borcunuz da başka kullanıcılara gösterilmez. Hangi kullanıcının neyi göreceğini Bolu Yönetim ayarlar.
• Kişisel borcunuz yalnızca size; uygulamadaki kendi hesabınızda, size özel e-posta, mesaj veya yazıyla bildirilir.
• Kiracı oturan dairelerde ev sahibine, kiracının aidat ödeme durumu bildirilebilir. Kanun gereği kiracı ve ev sahibi ortak giderlerden birlikte sorumludur (KMK m. 22; KVK Kurulu Kararı 2020/755).
• Genel kurulda ve hesap denetiminde kanunun gerektirdiği ölçüde bağımsız bölüm bazında alacak bilgisi; yalnızca kat maliklerine ve denetçiye, üçüncü kişilerin erişemeyeceği yöntemle sunulabilir (KMK m. 39, 41; KVK Kurulu İlke Kararı 2026/348).
• Ortak alanlara borçlu listesi asılmaz; bina WhatsApp gruplarında borç bilgisi ve borçlu listesi paylaşılmaz. Daire numarası ile borç tutarı yan yana yazıldığında, ad soyad olmasa da kişisel veridir.

5. Kişisel verilerinizi kimlere ve hangi amaçla aktarıyoruz?

Verilerinizi yalnızca yukarıdaki amaçlar için, gerektiği kadar ve aşağıdaki alıcı gruplarıyla paylaşırız (KVKK m. 8 ve m. 9):

Alıcı grubu	Ne paylaşılır, neden	Hukuki sebep
Kat malikleri kurulu ve denetçi	Genel kurul, hesap verme ve hesap denetimi için gerekli bilgiler (bkz. 4)	m. 5/2-a, ç
Ev sahibi (kiracı oturan dairelerde)	Kiracının aidat ödeme durumu	m. 5/2-e
Mali müşavir (yalnızca personel çalıştırılan binalarda)	Personel çalıştırılan binalarda bordro ve beyanname işlemlerini, Bolu Yönetim'in çalıştığı mali müşavir yürütür. Bu işler personel verisiyle ilgilidir. Kat maliki ve kiracı verisi kural olarak paylaşılmaz; yalnızca bu işlemler için zorunlu olduğu ölçüde ve en az düzeyde paylaşılır.	m. 5/2-ç
Bina adına yetkilendirilen avukat	Yasal takip için borç, kimlik ve adres bilgileri	m. 5/2-e
Bankalar	Bina hesabına gelen ödemelerin işlenmesi	m. 5/2-ç
Teknik hizmet ve asansör bakım firmaları	Yalnızca arızanın giderilmesi için gerekli ad, blok ve daire ile telefon bilgisi	m. 5/2-f
Yönetimcell / aidattakipsistemi (aidat takip sistemi ve mobil uygulama altyapısı)	Hesap ve rapor bilgilerinin tutulması ve size gösterilmesi. Bolu Yönetim ile yapılan yazılı sözleşme kapsamında, veri işleyen olarak ve yalnızca bizim talimatımızla.	m. 5/2-ç, f
Bina WhatsApp grubunun diğer üyeleri	Gruptaki adınız, telefon numaranız ve gruba yazdığınız mesajlar, grubun diğer üyelerince görülür (bkz. 3). Borç bilgisi paylaşılmaz.	m. 5/2-f
WhatsApp (Meta Platforms)	Şirket hatlarımızla ve bina gruplarında yapılan yazışmaların iletilmesi ve saklanması. Sunucular yurt dışındadır (bkz. aşağıdaki "Yurt dışına aktarım" notu).	m. 5/2-f
Veridyen (barındırma ve e-posta hizmeti, Türkiye)	E-posta yazışmalarının ve dosyaların saklanması. Veri işleyen olarak.	m. 5/2-f
Yetkili kamu kurumları, icra daireleri, mahkemeler, arabulucular	Kanuni bir talep veya yasal süreç olduğunda, yalnızca istenen kapsamda	m. 5/2-a, ç, e
Yeni yönetici	Yöneticilik sona erdiğinde binanın kayıtlarının devri	m. 5/2-a, ç (KMK m. 36)

6. Ne kadar süre saklıyoruz?

Kayıt	Saklama süresi
Karar defteri, hazirun cetveli, vekâletnameler, genel kurul çağrı ve tebliğ kayıtları	Binanın kalıcı kaydıdır. Kanun bu belgeler için bir süre öngörmez; yönetici bunları saklamakla yükümlüdür (KMK m. 32, 36). Yöneticilik sona erince yeni yöneticiye devredilir.
Aidat, avans, ödeme kayıtları ve bunların belgeleri	İlgili takvim yılının bitiminden itibaren en az 10 yıl (genel zamanaşımı, TBK m. 146). Aidat alacağı 5 yıllık zamanaşımına tabidir (TBK m. 147/1). Bolu Yönetim'in kendi muhasebe kayıtları için vergi mevzuatındaki 5 yıllık saklama süresi uygulanır (VUK m. 253).
Yasal takip dosyaları	Takip veya dava sona erdikten sonra 10 yıl (TBK m. 146)
Kimlik ve iletişim bilgileri	Malik, kiracı veya kullanıcı sıfatınız devam ettiği sürece. Sıfat sona erince güncel iletişim listesinden çıkarılır. Aidat hesabına bağlı kayıtlar ise yukarıdaki süreye tabidir.
Talep, arıza ve şikâyet kayıtları	Talebin kapanmasından itibaren 2 yıl. Hasar veya uyuşmazlık varsa uyuşmazlık bitene kadar.
WhatsApp yazışmaları (şirket hatları ve bina grupları) ve e-posta yazışmaları	Son yazışmadan itibaren 1 yıl. Yazışma bir talep, ödeme veya takip kaydının parçasıysa o kaydın süresi uygulanır.
Uygulama hesabı ve giriş kayıtları	Sıfatınız sona erince hesap 30 gün içinde kapatılır. Giriş kayıtları (hesaba hangi tarih ve saatte girildiği) sistemin güvenliği için tutulur ve 2 yıl saklanır.

Süresi dolan veriler, KVKK m. 7 uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

7. Haklarınız (KVKK m. 11)

Bize başvurarak verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilir, işlenmişse bilgi isteyebilir, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilir, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı kişileri bilebilir, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK m. 7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin aktarılan kişilere bildirilmesini isteyebilir, yalnızca otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz edebilir, kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğradıysanız zararın giderilmesini isteyebilirsiniz.

Not: Kanunun saklamamızı zorunlu kıldığı kayıtlar (ör. karar defteri, ödeme kayıtları) saklama süresi dolmadan silinemez. Bu durumda size gerekçesiyle yazılı cevap veririz.

8. Bize nasıl başvurabilirsiniz?

Başvurunuzu Türkçe olarak şu yollardan biriyle yapabilirsiniz (KVKK m. 13; Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ m. 5):

• Yazılı olarak: Islak imzalı dilekçeyle, elden ya da posta ile: Tabaklar Mah. Ferit Talay Cad. İkiz Ünal Apt. No: 34/B Merkez/Bolu.
• E-posta ile: Daha önce bize bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda bulunan e-posta adresinizden info@boluyonetim.com.tr adresine. Konu satırına "KVKK Başvurusu" yazınız ve bina adınızı belirtiniz.
• Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile: İmzalı başvurunuzu info@boluyonetim.com.tr adresine gönderebilirsiniz.

Başvurunuzda ad soyadınız, Tebliğ'in aradığı kimlik bilgisi, blok ve daire numaranız, tebligata esas adresiniz, varsa e-posta adresiniz ve telefon numaranız ile talebiniz yer almalıdır. Yazılı başvurularda imzanız da bulunmalıdır.

Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırırız. İşlem ayrıca bir maliyet gerektirirse Kurulun belirlediği tarifedeki ücret alınabilir (KVKK m. 13/2). Başvurunuz reddedilirse, cevabı yetersiz bulursanız veya süresinde cevap verilmezse, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunabilirsiniz (KVKK m. 14/1).

9. Bu metindeki değişiklikler

Verilerin işlenme biçimi değişirse (ör. yeni bir uygulama veya kamera sistemi) bu metni, değişiklik uygulanmadan önce güncelleriz. Güncel sürüm bu sayfada ve Bolu Yönetim mobil uygulamasında yer alır; binanızın ilan panosunda da bu metnin özeti ve bu sayfanın adresi bulunur. Kâğıt nüshasını yöneticiden isteyebilirsiniz.

Yönetici: Burak Kılınçarslan – Bolu Yönetim Apartman ve Site Yönetimi

Son güncelleme: 26.10.2026 · Sürüm 1.2